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2015-07-28 來源 :公益時報??作者 : 高文興
對于公益機構，尤其是公益機構中的籌資官來說，一個清晰、有序、“有料”的捐贈人數據庫對開展募捐工作是至關重要的。舉個例子,某家基金會的捐贈人信息是這樣的：張三，男，捐贈額5000元。孰不知，這個5000元是張三最近10年來的累計捐款，具體是捐了五次、十次、五十次卻沒有記錄，這樣的信息讓籌資官分析起這個人的捐款模式變得毫無頭緒。
很多家機構往往就是用一張EXCEL大表把一堆缺失關鍵信息的、從格式到內容都沒有側重點的捐贈人條目簡單地進行堆疊。像這樣混亂無章的捐贈人數據庫在公益機構中是普遍存在的，但由此帶來的代價對于機構來講是非常“昂貴”的，它直接讓機構的籌款努力大打折扣。《公益時報》就此話題為整理了國外公益機構負責人對此的實戰經驗。
1.想想怎么提取數據
既然要錄入這些信息，那么遲早有一天就要提取這些信息中的關鍵部分。所以為了提取方便，我們在錄入的時候就要時刻考慮如何制造方便。
比如說，我們會很想當然地把捐贈人的通訊地址放在一個單元格中，但其實我們很多時候會按捐贈人的所在的城市，甚至同一個城市中的不同區域來選取潛在捐贈人。所以，不妨多分幾個單元格，至少把市、區這兩項目分別錄入。
此外，有一點很重要，要給每個捐贈人分配一個唯一的代碼，一般為數字。當你的數據庫變得龐大的時候，這個按順序分配的數字會為你將來的工作提供很大的便捷。
2.看看提取出來的數據是什么樣的
由于錄入者有可能不是最終數據的使用者，甚至有可能是機構外部的合作方，所以，同一類數據的命名如果存在歧義，會給最終的數據使用者帶來很大困擾。同樣，命名沒問題，但具體內容的錄入也很有可能依照了錄入者的工作習慣。所以，面對你的手頭數據庫，無論是你認為已經井然有序的、還是目前仍讓你頭疼的，你都應該經常對整個數據庫進行搜索，看看是否存在類似的問題。
3.先把大額捐贈人整理出來
如果你面對的數據庫過于龐大，不妨按捐贈額的高低為先后順序進行整理，把有些從沒捐贈過的潛在捐贈人信息直接剔除出去也未嘗不可。這樣做的好處是，對你所在機構貢獻最大的捐贈人信息被首先整理出來，無疑他們的價值是最大的。如果通過這樣的整理能夠清楚地了解他們過去的捐贈模式，今后你的機構采取何種方式與這些人保持溝通，相信你也能心里有譜了。
4.采用一致的標注
比如，相信做過籌資的人都明白，在一個捐贈人的條目里劃上個標注、表示“已拜訪”意味著什么。這是定期對捐贈人進行回訪的標記--可以是一個"√"，也可以是任何的一個字符。但如果你發現數據庫里的這項標注符號不一致，這有可能只是換了不同的錄入者，但也極有可能說明你的機構在過去對捐贈人的定期回訪出現了中斷。如果你剛剛接手一家機構的籌資崗位，你應該把數據庫里所有標注性的字符都一一列出來，和機構中涉及錄入、使用數據庫的人員共同確定未來字符的統一格式和它們的定義，并在機構內嚴肅聲明錄入格式統一的重要性。
5.謹慎考慮是否徹底改造數據庫
也許大多數人覺得這樣一項項改動下來，還不如按自己的想法，重新對數據庫進行統一、徹底的改造，反倒節省時間。但在你決定這樣做之前，還請注意一些“后果”，因為重新制定一個數據庫在規避了先前問題的同時，也會帶來新的未察覺的問題。而且，對于大額捐贈人，恐怕統一的格式不太適合他們，最好還是以更個性化的方式記錄他們的信息。
也許過于久遠的數據對未來籌資工作的意義不大，但比如說，某家機構要慶祝成立20周年，需要向過去的捐贈人提供一份精美的、內容詳細的個人化報告，如果這份報告能夠以年份甚至月份來整理該捐贈人多年內的捐贈歷史，那么，這封報告帶給這名捐贈人的感受將是相當深刻的。
6.找什么樣的幫手
整理數據庫工作量龐大，實在干不過來的情況下能不能找實習生或志愿者來參與呢?可以，但是一定要規定好他們的權限，防止他們誤刪某個重要的數據。從質量控制的角度來說，應該讓實習生或志愿者每次專注這其中的某一項工作，而且每次僅此一項。在整理過程中，還應該頻繁地讓他們匯報整理工作的進展。
另外，非常重要的一點，要招募對數據整理真正感興趣的人來做這項工作!有這樣的人愿意沉浸入于茫茫的表格和數據當中嗎?還真有!如果這個人對整理工作感興趣，他會從個人情感上對這項工作進行投入。
7.統一數據存儲位置
對于每周都有活動的大型公益機構來說，使用籌款人數據庫的次數是相當頻繁的，需要使用數據的部門也不僅僅是籌資部門。在這樣的大型機構中，把機構關于捐贈人以及客戶的信息存儲在固定的同一位置尤為重要。其實，機構獲取到的任何與捐贈人和客戶的信息，都可匯入這個數據庫。對于大型機構來講，這樣一個對全機構共享并且方便讀取的數據庫，在針對籌款工作之外，另一個重要作用是之于機構團隊本身的。大型機構的任何一個小項目的發起，都可以從這個數據庫中找到有關數據做支撐。
8.數據庫權限分級
雖然數據庫應該向整個機構開放，但應該根據機構中不同崗位設置不同的瀏覽和管理權限。顯然，有管理權限的應該占極少數，修改和錄入權限一定要嚴格分配。
9.何時整理數據
如此細致的工作即使一年做一回也是需要投入大量時間和精力的。所以，更得當的方法是，提前對整理工作做好計劃，把整理工作與機構的重要事件結合起來。
10.記錄一切
養成記錄一切的習慣，這能讓后來繼任者和整個機構受益非凡。如果沒有得到或丟失了某項數據，在當下記錄下數據丟失的原因，這項工作對后來的籌資人員將大有裨益。
事無巨細，捐贈經常源于對潛在捐贈人的細節挖掘。
■本報記者 高文興
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